[Définition] assistante virtuelle, assistante à distance ou assistante en télétravail

Métier d’assistante virtuelle

Ces dix dernières années, les progrès technologiques ont permis à un plus grand nombre de foyers de bénéficier d’un accès fiable à internet. Les entreprises ont alors réalisé qu’elles n’avaient pas besoin de faire venir certains employés au bureau pour effectuer leur travail, un phénomène que la crise du COVID a accéléré… Les tâches administratives ou celles qui sont exécutées de manière numérique peuvent aujourd’hui être réalisées quasiment de n’importe où. Plusieurs métiers se sont donc développés en télétravail et parmi eux, le métier d’assistante virtuelle qui connaît actuellement une forte croissance.

Les fonctions d’assistance virtuelle ne se limitent pas à la gestion administrative, ni à des tâches de secrétariat administratif. Les assistantes virtuelles peuvent accompagner leurs clients en matière de marketing, de conception de sites web, de comptabilité et de nombreux autres services. Justement, quelle est la définition d’une assistante virtuelle ? Si tenté que définition il y ait. Que font les assistantes virtuelles ? Voici quelques éléments de réponse pour mieux comprendre ce qu’est une assistante virtuelle et quels sont les types de tâches qu’on peut lui déléguer.

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La définition d’une assistante virtuelle

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? Une assistante virtuelle est une travailleuse indépendante, qu’il s’agisse d’une freelance, d’une auto-entrepreneure ou d’une entrepreneure indépendante. Une assistante virtuelle est tout simplement une assistante qui offre ses services à distance. Elle travaille généralement à partir d’un bureau à domicile ou d’un espace de co-working.

Dans le cadre de ses fonctions, l’assistante virtuelle peut accéder à distance aux documents de planification nécessaires, tels que les calendriers partagés ou les agenda de ses clients. Elle peut aider à effectuer quelques tâches par mois ou s’impliquer fortement dans les activités quotidiennes de l’entreprise. Cependant, exercer le métier d’assistante virtuelle consiste souvent à faire gagner du temps à ses clients.

Certaines assistantes virtuelles peuvent être expertes dans des domaines spécifiques ou dans certains types de tâches, comme la comptabilité ou le marketing, et n’effectuent que des tâches liées à ces domaines de compétences. D’autres proposent des services plus larges et plus généralistes. Enfin, certaines assistantes virtuelles se spécialisent dans un secteur spécifique, par exemple une assistante virtuelle spécialisée dans l’assistance aux agents immobiliers.

Théoriquement, une assistante virtuelle peut faire tout ce qu’un assistant de direction traditionnel pourrait faire. Certes, il existe quelques limites, mais la technologie offre de plus en plus les moyens de les contourner. Par exemple, une assistante virtuelle ne pourra peut-être pas apporter physiquement un café le matin, mais elle pourra passer une commande de café ou de déjeuner par l’intermédiaire d’un service de livraison. Les assistantes virtuelles sont particulièrement recherchées par les entrepreneurs et les entreprises en ligne qui ont besoin d’aide, mais ne veulent pas dépenser l’argent nécessaire à l’achat d’un bureau pour leur personnel. Cependant, de nombreuses petites et moyennes entreprises ont recours à une assistance virtuelle, notamment pour des tâches spécifiques, comme la gestion des médias sociaux.

Assistante à distance, assistante en télétravail : un métier qui permet de travailler n’importe où

Techniquement, les assistantes virtuelles peuvent travailler de n’importe où, que ce soit depuis leur lit ou leur canapé, ou en emportant leur ordinateur portable au bord de l’océan. Elles utilisent les technologies modernes pour travailler à partir de cafés, d’hôtels, d’espaces de coworking ou de bibliothèques.

En général, les assistantes à distance ou en télétravail ont juste besoin d’un ordinateur, d’un téléphone et d’une bonne connexion internet pour seuls outils informatiques. Ainsi, les assistantes virtuelles doivent payer et fournir leur propre équipement informatique et un service internet à haut débit. Elles peuvent travailler avec leurs clients de n’importe où dans le monde, à condition que leur emploi du temps et leur disponibilité correspondent aux besoins du client. Certaines peuvent également traiter de nombreux appels téléphoniques ce qui peut rendre leurs déplacements un peu plus contraignants.

Étant donné qu’une assistante virtuelle est une entrepreneure indépendante (généralement exerçant avec le statut d’auto-entrepreneur), une entreprise cliente ou son employeur n’est pas tenue de lui fournir les mêmes avantages, ni même de payer les mêmes impôts que pour un employé salarié à temps plein.

 

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Que font les assistantes virtuelles ?

Les assistantes virtuelles peuvent travailler comme assistante de direction, assistante administrative et commerciale, assistante personnelle et dans d’autres postes connexes, en fonction du client.

Les tâches des assistantes virtuelles peuvent être une combinaison des éléments suivants :

Gestion des e-mails

Une assistante virtuelle peut filtrer les e-mails. Sur la base des règles que le client définit, elle supprime, répond, transfert ou signale les e-mails à l’attention du client.

En d’autres mots, l’assistante virtuelle veille à ce que la boîte de réception du client soit toujours organisée et dégagée. Elle peut aussi mettre à jour les listes de contacts.

Gestion de l’agenda

La gestion d’agenda et de planning, tant professionnel que personnel, est l’un des plus grands défis d’un entrepreneur ou d’un chef d’entreprise. Une assistante à distance peut coordonner et planifier les appels et les RDV. Elle peut aussi gérer la prise de rendez-vous, envoyer des rappels et mettre à jour les agendas.

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Organisation des voyages d’affaires

L’organisation des vols et des hôtels pour les voyages d’affaires peut faire perdre beaucoup de temps. Une assistante virtuelle peut sélectionner les vols et les hôtels qui correspondent aux critères du client et lui présenter les options. Elle peut aussi se charger des réservations une fois que le client a pris sa décision. Recherchez les options de transport. Cela comprend les voitures de location, le covoiturage et les transports publics.

Gestion des finances, de la comptabilité et de la facturation

Une assistante virtuelle peut créer des factures et les envoyer aux clients. Elle peut également tenir des budgets, effectuer des achats et suivre les dépenses de ses clients afin de rendre ces finances aussi transparentes que possible. Les entreprises ou les indépendants qui ont mis en place un processus de gestion de leurs comptes clients peuvent externaliser leur suivi à une assistante virtuelle.

Gestion des réseaux sociaux

De nos jours, aucune entreprise digne de ce nom ne peut ignorer le pouvoir des médias sociaux. La gestion de la présence sur les réseaux sociaux est une tâche qu’il faut prendre au sérieux. L’assistante virtuelle peut se charger de ces tâches spécifiques :

    • Créer du contenu et les partager sur les réseaux sociaux du client
    • Planification des publications
    • Engager le dialogue avec les abonnés
    • Etc.

Externalisation d’autres micro-tâches

Toujours dans l’optique de faire gagner un temps précieux à ses clients, l’assistante virtuelle peut être amenée à réaliser certaines tâches chronophages et répétitives, à l’image du métier de secrétaire.

Cela peut concerner des tâches d’archivage, de comptes-rendus, de suivi des dossiers, de démarches administratives, de relances, de retranscription, de travaux de secrétariat, d’assistant comptable, de technicien administratif, d’assistant personnel, d’assistant administratif, d’assistant manager, de gestion des ressources humaines et financières, de gestion des congés payés, de gestion du personnel, de bras-droit…

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