À quoi ressemble la journée type d’une assistante virtuelle ?

Métier d’assistante virtuelle

Je m’appelle Sandra et je suis assistante virtuelle. On me demande souvent « alors, quel genre de choses faites-vous en tant qu’assistante virtuelle ? ». Mes clients me délèguent leurs tâches chronophages. La seule différence avec une assistante de bureau classique est que je travaille à domicile, ce qui me rend “virtuelle”, car dans la vie professionnelle, vous me trouverez à travers un écran, mais rassurez-vous, je suis bien humaine ! J’aimerais vous partager ma journée de travail type en tant qu’assistante virtuelle. Même si chaque journée de travail a bien évidemment son lot d’imprévus et que chaque assistante virtuelle a ses préférences, j’aime à penser que c’est la meilleure routine professionnelle, en ce qui me concerne.

journee type assistante virtuelle

Ma matinée d’assistante virtuelle

6 h 00 :

Ne vous étonnez pas, je suis une lève-tôt par choix, j’aime particulièrement le matin, car c’est le moment où je suis la plus productive et où je suis toujours motivée pour la journée à venir. Le fait de me lever tôt me donne la possibilité d’organiser ma journée selon mes besoins.

Comme je travaille pour plusieurs clients en même temps, j’ai souvent des demandes urgentes ou de dernière minute tout au long de la journée. Le fait d’avoir un moment de calme le matin me permet de me concentrer et de prendre de l’avance sur mes tâches les plus importantes. Ainsi, j’aurai plus de temps durant la journée pour ma vie personnelle.

8 h 00 :

J’essaie toujours d’être assise à mon bureau entre 8 h 00 et 10 h 30. Je travaille comme assistante média sociaux pour certains de mes clients. Dans le cadre de ces missions, je suis amenée à :

  • Écrire des articles de blog,
  • Organiser les calendriers des réseaux sociaux,
  • Créer des textes pour les sites web, les réseaux sociaux, les newsletters, etc.

Je fais aussi de la gestion d’événements. Une de mes clientes organise une série d’ateliers de formation. Je suis chargée de répertorier la liste des clients inscrits à l’atelier, de les ajouter à notre calendrier d’événements et de répondre aux éventuelles questions.

Enfin, mon autre client organise une fête pour son 40e anniversaire le mois prochain. Nous avons envoyé la première série d’invitations et j’ai donc rédigé ce matin un e-mail de rappel. J’ai besoin de la confirmation de présence des invités, car je dois également obtenir des devis pour le traiteur, le loueur de la salle, le matériel audio, etc.

journee type assistante virtuelle (2)

11 h 00 :

La plupart de mes clients travaillent dans un fuseau horaire situé à quelques heures du mien. C’est parfait pour moi et mon emploi du temps, car j’aime avoir fait le gros du travail pour eux avant qu’ils ne se réveillent. Juste avant le déjeuner, je fais le point avec mes clients et sur leurs projets.

Mon après-midi d’assistante virtuelle

12 h 30 :

La vie d’une assistante virtuelle est imprévisible et chaque jour est complètement différent. Il y a des jours où je dois retourner à toute vitesse à mon bureau après le déjeuner pour travailler sur une échéance urgente, d’autres où j’ai le temps de faire quelques courses personnelles, de faire la lessive ou de m’éclipser pour un rendez-vous. C’est à ce moment-là que je me déconnecte complètement du travail et que je m’accorde un peu de temps avant de redémarrer pour l’après-midi.

14 h 00 :

De retour à mon bureau, je vérifie les boîtes de réception de mes clients, notamment de celui qui organise son anniversaire. Puis, je réponds généralement à plusieurs e-mails.

Ma dernière cliente m’appelle alors que je viens de publier un article de blog sur son nouveau site web. Elle possède une boutique de maroquinerie. Nous discutons des changements qu’elle souhaite apporter à mon article.

 

workbook site web

 

15 h 00 :

Grâce à de nombreux essais et erreurs au fil des ans, j’ai compris quelles tâches il vaut mieux réserver au matin et quelles sont celles qu’il vaut mieux accomplir l’après-midi. Je sais que j’écris mieux le matin et que je suis plus apte à m’attaquer à des projets de conception graphique l’après-midi.

Je passe généralement mes après-midis à :

  • Monter des vidéos pour les médias sociaux, YouTube et les blogs
  • Créer des visuels pour les publications sur les réseaux sociaux
  • Travailler sur l’image de marque et l’identité visuel des nouveaux projets de mes clients

assistante virtuelle

17 h 00 :

À la fin de la journée, en général, je trie mes e-mails, en supprimant tout ce qui est fait et terminé et en signalant les tâches à accomplir le lendemain. Je rédige une liste de toutes les tâches que je dois accomplir le lendemain, par ordre de priorité. C’est particulièrement important le vendredi, lorsque je fais mes comptes-rendus à destination de mes clients sur les grands projets en cours.

J’essaie toujours de finir vers 17 h 30 ou à 18 h au plus tard pour pouvoir profiter de mes soirées loin de mon écran. Après avoir passé la majeure partie de la journée assise à mon bureau, j’aime aller à la salle de sport. Maintenir cet équilibre entre vie professionnelle et vie privée est essentiel pour mon bien-être et pour garder une énergie positive dans tous les aspects de ma vie.

Qui sait ce que demain me réservera ! En tant qu’assistante virtuelle, les journées ne se ressemblent jamais, ce qui explique en partie pourquoi j’aime tant mon métier et ce qui me motive tout au long de ma semaine de travail. J’essaie de sortir au moins une fois par semaine pour assister à un évènement pro ou perso.

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