Assistante virtuelle tout savoir sur ce métier pour travailler depuis son domicile

Travailler en tant qu’assistante virtuelle est l’une des options les plus faciles faire du télétravail depuis son domicile. Ce type d’emploi est apparu grâce à Internet et la demande d’assistantes virtuelles est de plus en plus forte. 

Vous voulez en savoir plus sur la façon de travailler en tant qu’assistant virtuel à domicile ? Je vous donne ici toutes les clés réussir en tant qu’assistante virtuelle en télétravail. 

 

Sommaire

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? 

Une assistante virtuelle est une entrepreneure indépendante qui fournit des services administratifs aux clients tout en opérant en télétravail. Une assistante virtuelle travaille généralement à partir d’un bureau à domicile, en coworking ou n’importe où sur la planète mais peut accéder à distance aux documents de planification nécessaires, tels que les calendriers partagés.

Les assistantes virtuelles peuvent effectuer une grande variété de tâches, en fait, les services qu’elles offrent sont presque infinis, et dépendent en grande partie de la formation, de l’expérience, des compétences, et bien sûr, de ce que l’entreprise exige.

Les personnes employées comme assistantes virtuelles ont souvent plusieurs années d’expérience en tant qu’assistante administrative ou en secrétariat. De nouvelles opportunités s’ouvrent pour les assistantes virtuelles qui sont compétentes en matière de réseaux sociaux, de gestion de contenu, de rédaction d’articles de blog, de conception graphique et de marketing Internet. Le télétravail étant de plus en plus accepté par les travailleurs et les employeurs, la demande d’assistants virtuels qualifiés augmente de plus en plus ces dernières années avec le développement des outils à distance. 

 

Quel type de tâches effectue une assistante virtuelle ? 

Voici quelques-unes des tâches que peuvent effectuer les assistantes virtuelles :

 

Gestion du calendrier

La gestion de l’agenda, tant professionnel que personnel, est l’un des plus grands défis d’un entrepreneur. Des rappels à la prise de rendez-vous, les assistantes virtuelles peuvent faciliter la tâche des entrepreneurs.  

Elles peuvent :

 

1. Coordonner et planifier les appels et les rendez-vous. 

Cette seule activité permet généralement aux entrepreneurs d’économiser environ 10 heures par semaine et leur évite d’effectuer ces tâches qu’ils n’aiment pas. La clé est de donner en tant qu’assistante est de déterminer la règle pour savoir quand et qui. Les assistantes peuvent programmer également les appels pour certains membres de l’équipe.

2. Confirmer les rendez-vous. 

Une bonne pratique consiste à donner à une assistante virtuelle une liste de rendez-vous à confirmer, comme ceux du lendemain. Cela évite au dirigeant de perdre du temps lorsque l’autre partie oublie ou attend la dernière minute pour annuler.

3. Fournir des rappels concernant les appels et les rendez-vous. 

Il peut arriver qu’un dirigeant oublie de passer un appel, notamment lorsqu’il n’est pas au bureau ou qu’il est en réunion. L’assistant virtuel peut alors rappeler au dirigeant ou lui envoyer un SMS quelques minutes avant pour s’assurer qu’il n’oublie pas. 

4. Reprogrammer les appels et les rendez-vous. 

En tant qu’assistante virtuelle vous pouvez être amené à reprogrammer des RDV pour votre client.  

5. Prévenir les autres des changements d’horaire. 

L’assistant virtuel informera également l’autre partie et fera en sorte que le changement d’horaire soit confirmé.

6. Protéger le temps de l’entrepreneur

Il peut être difficile pour les propriétaires d’entreprise de dire non à quelqu’un qui veut prendre un café pour “rattraper le temps perdu”. L’assistante virtuelle peut être le mauvais flic pour préserver le temps du dirigeant. 

7. Envoyer et maintenir une “liste d’attente”. 

Chaque semaine, une assistante virtuelle peut envoyer une liste des personnes qui n’ont pas répondu aux demandes d’organisation d’une réunion ou d’un appel afin que l’entrepreneur sache exactement lorsqu’il doit intervenir

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Gestion des e-mails et des contacts 

Un entrepreneur se retrouve souvent  sous une tonne de emails  ou de contacts à gérer.  Une bonne assistante virtuelle peut faire gagner des heures de temps administratif en effectuant les activités suivantes :

1. Filtrer les e-mails. 

En fonction des règles définies, les assistants virtuels peuvent supprimer, répondre, transmettre ou signaler les e-mails. 

2. Ajouter des personnes aux contacts. 

Lorsque l’entrepreneur a un appel, une réunion ou toute autre forme d’engagement avec une nouvelle personne, l’assistant virtuel peut ajouter les détails de cette personne à vos contacts.

3. Mettre à jour les informations des personnes dans les contacts. 

Parfois, le numéro de téléphone d’un contact ou d’autres informations ne sont pas connus tout de suite. Un assistant virtuel peut ajouter des informations aux contacts dès qu’elles sont disponibles, par exemple à partir de la signature d’un courriel.

4. Ajouter des contacts au CRM. 

L’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises n’utilisent pas leur application CRM est le temps administratif nécessaire à la saisie des données.  Les assistants virtuels peuvent compléter et organiser votre système CRM.

 

Tâches téléphoniques

En tant que secrétaire administrative, vous pouvez également être amené à effectuer des missions en tant que réceptionniste ou assistante 

1. Effectuer des tâches légères de réceptionniste. 

Lorsque votre client attend des appels importants auxquels il n’est pas disponible pour répondre, les appels peuvent être transférés à l’assistant virtuel.

2. Transcrire les messages vocaux. 

Comme la plupart des messages vocaux peuvent maintenant être reçus par e-mail, ils sont transmis à l’assistant virtuel pour être transcrits. 

 

Organisation de Voyages

L’organisation des vols et des hôtels pour les voyages d’affaires peut faire perdre beaucoup plus de temps à votre client que vous ne le pensez.  Une assistante virtuelle peut donc être en charge de :

1. Rechercher des vols. 

Un assistant virtuel peut sélectionner les vols qui correspondent aux critères de son client et lui présenter les options. 

2. Recherchez des hôtels. 

Comme pour le transport aérien, si votre client vous indique ses préférences en matière d’hôtel, y compris les tarifs spéciaux dont il bénéficie, vous pouvez lui présenter une liste restreinte pour qu’il fasse son choix.

3.Réservez les vols et les hôtels. 

En vous fournissant les cartes de crédit et les informations sur les grands voyageurs, vous pouvez réserver le voyage une fois que l’entrepreneur a pris sa décision.

4. Rechercher les options de transport. 

Cela comprend les voitures de location, le covoiturage et parfois même les transports publics.

5. Organiser des événements. 

Qu’il s’agisse d’un restaurant spécial, d’un espace de réunion ou même d’un concert, vous pouvez effectuer des recherches et prendre des dispositions pour votre client. 

 

Développement commercial

Qu’il s’agisse de rechercher des prospects sur LinkedIn ou de trouver des adresses e-mail, le développement commercial implique un travail de fond. Un assistant virtuel peut se charger de ces activités, permettant au chef d’entreprise ainsi de se concentrer sur ses interactions personnelles liées à la réalisation de ventes.

1. Rechercher des prospects sur LinkedIn. 

Les entreprises B2B (et certaines entreprises B2C) doivent tenir une liste de clients idéaux. 

Un assistant virtuel peut faire des recherches sur LinkedIn et créer une liste de clients potentiels.

2. Trouver des adresses e-mail. 

En utilisant des bases de données et Google, une assistante virtuelle peut trouver les adresses électroniques des clients potentiels que le chef d’entreprise doit contacter.

3. Concevoir des présentations. 

Une secrétaire administrative peut améliorer les propositions en trouvant et en insérant le logo d’un prospect et en changeant la couleur du texte en conséquence. Elle peut également animer les diapositives si nécessaire.

 

Gestion

Au fur et à mesure que le business de votre partenaire se développera, de nombreuses fonctions de gestion devront être effectuées. Il devra peut-être assembler des rapports pour ses clients. Il peut s’agir simplement de rassembler un grand nombre de données dont il dispose déjà. Il existe d’autres fonctions de gestion, comme le recrutement de personnes supplémentaires dans son équipe. Il peut facilement déléguer une partie de ces tâches à un assistant virtuel.

1.Suivre les données. 

Une AV peut créer des rapports sur les indicateurs clés de performance à des intervalles prédéterminés pour suivre les progrès

2. Aider à recruter des employés. 

La concurrence pour les bonnes personnes est plus rude que celle pour les employés. En tant qu’assistante vous pouvez passer au crible LinkedIn et trouver les employés potentiels sur la base des critères définis. 

 

Comptabilité

Faire les comptes ou envoyer des factures n’enchante généralement pas un dirigeant d’entreprise.  Pourquoi ne pas lui demander de s’en charger à sa place ? 

1. Tenir les comptes. 

Avec un peu de formation, les assistants virtuels peuvent examiner et faire correspondre les transactions et s’occuper des créances clients.

2. Créer et envoyer des factures. 

À l’aide de modèles, une AV peut créer des factures et les envoyer aux clients.

 

Missions diverses 

Le travail de l’entrepreneur consiste à planifier l’avenir de sa société. Par conséquent, il doit se concentrer sur la création de nouveaux produits et services – et d’autres projets qui feront passer son entreprise au niveau supérieur. Il peut donc laisser à quelqu’un d’autre des tâches comme le remplissage de formulaires en ligne et la gestion de fichiers.

 

1. Remplir des formulaires en ligne. 

Un assistant virtuel équipé d’informations sur l’entreprise peut remplir des formulaires, notamment pour souscrire à des produits SaaS.

2. Prendre des notes lors de webinaires. 

Il arrive que vous souhaitiez obtenir les informations d’un webinaire mais que vous ne souhaitiez pas investir le temps nécessaire pour le regarder – même à la demande ! Un conseiller virtuel peut y “assister” et prendre des notes.

3. Convertir des fichiers. 

Votre partenaire a un PDF mais a besoin d’un jpeg ? Un freelance peut le convertir pour lui. 

4. Effectuer des recherches. 

Un assistant virtuel peut effectuer des recherches de premier niveau pour les décisions à prendre, comme le choix d’un produit SaaS.

5. Mettre en place des projets dans le logiciel de gestion de projets. 

Une assistante virtuelle peut mettre en place le projet, puis inviter les participants appropriés.

6. Gérer la gestion des fichiers. 

Qu’il utilise Dropbox ou un serveur local pour la gestion des fichiers, un assistant virtuel s’assure que les fichiers sont placés au bon endroit avec le bon nom de fichier. Il ou elle s’assure également que les bonnes personnes y ont accès.

7. Planifier les médias sociaux. 

Un assistant virtuel prend les publications sur les médias sociaux et les programme selon le planning défini. 

8. Relire et éditer les lettres, les articles de blogs et les présentations. 

L’un des grands risques que l’entrepreneur courre lorsqu’il est surchargé est que des erreurs se glissent dans son travail. L’assistant virtuel peut donc l’aider dans ce domaine.

Comme vous pouvez le constater, les fonctions que peut occuper une assistante virtuelle sont très larges. Tout dépend de ce qu’exige l’entreprise qui vous engage ou pour laquelle vous proposez vos services en tant qu’AV.

Attention, cela ne signifie pas que vous devez savoir faire toutes ces missions pour travailler en tant qu’assistante virtuelle, mais il peut s’agir de fonctions que vous développez.

 

Quelles sont les principales possibilités de travailler en tant qu’assistant virtuel ?

Lorsqu’il s’agit de travailler en tant qu’assistant virtuel, deux options s’offrent à vous : Employé ou employeur.

Comme beaucoup d’autres professions, l’assistant virtuel peut choisir de travailler en tant qu’employé ou de créer sa propre entreprise. En fait, c’est l’une des activités que vous pouvez lancer avec peu d’argent en tant qu’indépendante. 

Bien sûr, être employé ou indépendante a ses avantages et ses inconvénients.

 

Être assistante virtuelle en tant qu’employé ? 

Vous n’avez pas à investir ou à chercher vos propres clients. Vos tarifs, vos heures de travail et votre façon de travailler seront plus restreints. Évidemment, si vous êtes engagé en tant que freelance, vous serez considéré comme indépendant et, dans de nombreuses occasions, il vous sera demandé d’être enregistré en tant que micro entrepreneur pour émettre des factures. 

Il existe des sites web sur lesquels vous pouvez trouver des offres d’emploi occasionnelles pour les assistantes virtuelles où vous n’êtes pas tenue d’être indépendante.

 

Être assistante virtuelle en tant que micro entrepreneur ? 

En tant qu’indépendante, il vous sera plus facile : 

  • de planifier
  • de choisir vos clients 
  • de fixer vos tarifs. 

Cependant, vous devrez trouver les clients et payer des charges sociales sur votre chiffres d’affaires. 

Le lancement d’une entreprise d’assistance virtuelle est relativement facile et ne nécessite pas un gros investissement. Pour démarrer cette activité en ligne, il faut normalement disposer d’un ordinateur, d’un téléphone, d’Internet, d’une imprimante et créer un site  professionnel pour promouvoir votre activité.

Où trouver des offres d’emploi pour travailler en tant qu’assistante virtuelle ?

Il existe un grand nombre de plateforme en ligne où vous pouvez trouver des missions en tant qu’assistante virtuelle. 

Voici une liste de site où vous pouvez trouver des missions : 

  • 5 euros 
  • Malt 
  • Codeur 
  • Fiveer 
  • Upwork 

 

Combien gagne une assistante virtuelle ?

C’est un sujet très relatif. Les salaires des assistantes virtuelles varient en fonction des services proposés, du temps, de l’expérience…

Normalement, la fourchette de prix se situe entre 25 et 55 euros par heure. Cependant, il existe différentes façons de travailler :  prix à l’heure, prix par service complet, mensuel… Tout dépendra des conditions de l’offre ou de ce que vous avez convenu.

 

Quelle formation pour devenir assistante virtuelle ? 

Bien qu’aucune formation spécifique ne soit requise pour exercer le métier d’assistante virtuelle, il est nécessaire de posséder certaines compétences organisationnelles et administratives, ainsi que la connaissance de certains logiciels et outils en ligne pour vous faciliter le quotidien. 

Selon les activités et les missions que vous souhaitez exercer dans votre nouveau métier, il existe des formations spécifiques. 

 

Un site web pour promouvoir son activité de service 

Vous vous lancez dans un nouveau métier et bien que les réseaux sociaux puissent vous aider à trouver de nouveaux clients il est indispensable de penser à la création de votre site web et à son référencement. 

 

Comment créer son site web en tant qu’assistante virtuelle ? 

Comme toute action que vous allez effectuer pour mettre en avant votre activité, il faut avant tout définir vos objectifs. 

Vous n’allez pas créer un site internet juste pour créer un site web. Vous devez définir un objectif ! 

Votre site internet doit être un atout pour votre entreprise en tant que freelance pour gagner en visibilité et vous aider dans la recherche de clients. 

 

Si vous souhaitez vous former pour créer un site qui se démarque de vos concurrents pour présenter votre offre, regardez nos formations 😉 

 

Concevoir un site Web VA qui donne envie de vous embaucher

L’objectif principal de votre site Web est d’attirer de nouveaux clients.

En outre, chaque page de votre site Web a également un sous-objectif qui devrait idéalement être lié à votre objectif global.

Vous devez garder votre objectif à l’esprit, suivre quelques principes de conception de base et créer quelque chose qui :

  • Est visuellement attrayant et contient un certain degré d’unicité.
  • Représente les tendances actuelles en matière de design.
  • Est simple à naviguer.
  • vous aide à développer votre activité.

N’oubliez pas que votre site web professionnel est destiné à vos clients, pas à vous. Avant tout, il doit correspondre à la niche d’assistante virtuelle que vous avez choisie. C’est très bien que votre site Web aide les gens à comprendre qui vous êtes et ce que vous faites.