Si vous souhaitez vous assurer que vous avez les compétences nécessaires pour devenir une assistante virtuelle de haut niveau, nous avons dressé dans cet article les 14 compétences clés, incontournables, majeures, vitales même… que vous devriez ABSOLUMENT avoir et développer. S’il est vrai que le métier d’assistante virtuelle a ses spécificités : être multi-tâche, attentive aux détails et toujours faire preuve d’un excellent relationnel, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’un nouveau métier encore assez mal connu et dont l’exercice peut être radicalement différent d’une assistante à l’autre. Toutefois, il existe un certain nombre de compétences qui semblent se retrouver dans la bonne pratique de cette profession particulièrement en vogue et recherchée sur internet.
Sommaire
14 compétences clés de l’assistante virtuelle
Quelles sont les compétences requises pour exercer le métier d’assistante virtuelle ? Si les entrepreneures et les directeurs font de plus en plus appel à des Assistantes Virtuelles, c’est en général pour leur faire gagner du temps et leur permettre de déléguer certaines tâches. Si vous envisagez de faire ce métier sérieusement, ou si vous vous demandez s’il est fait pour vous, voici une liste de 14 compétences qu’une assistante virtuelle devrait avoir.
1- Les compétences en matière de communication
Une bonne assistante virtuelle doit posséder d’excellentes compétences en matière de communication orale et écrite. Entre les e-mails, les comptes-rendus de réunion, la mise en forme de présentations et les appels téléphoniques, les entreprises ne cessent d’échanger avec leurs clients et leurs employés. Les qualités rédactionnelles et un bon niveau d’expression orale seront toujours des compétences indispensables pour une assistante virtuelle.
2- Les compétences en matière de gestion de projet
Des compétences en gestion de projet peuvent être requises lors de l’élaboration et de la mise en œuvre de stratégies spécifiques, la participation aux projets d’une entreprise, la rédaction d’e-mails et la création de contenus marketing, comme la mise à jour d’un site web ou la publication sur les réseaux sociaux par exemple.
3- Les compétences en matière de gestion de temps
Savoir gérer son temps est une compétence importante pour toutes assistantes virtuelles qui souhaitent exceller dans leur domaine. Vous devez être très bien organisée et capable de hiérarchiser votre charge de travail pour respecter les délais.
À lire aussi : notre article sur la journée type d’une assistante virtuelle ?
4 – Les compétences informatique et web
Le travail d’une assistante virtuelle s’effectue par le biais d’un ordinateur et d’internet, il est donc essentiel de maîtriser un certain nombre d’outils indispensables de l’assistante virtuelle, comme des outils bureautiques (Pack office), de web marketing et de création design comme Canva, en particulier si vous souhaitez être irréprochable sur le fond, comme sur la forme.
5 – Un excellent sens du détail
Les assistantes virtuelles doivent être capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois : des tâches administratives courantes, organiser des réunions, rédiger des comptes rendus, s’occuper de la gestion des appels, etc. Ce qui signifie qu’elles doivent avoir un excellent sens du détail et travailler dans la précision. En effet, une assistante virtuelle peut passer très régulièrement du coq à l’âne, surtout si elle travaille pour plusieurs clients à la fois. Ainsi, pour maintenir un haut niveau de qualité et une constance dans son travail, elle doit faire preuve d’un sens aigu du détail.
6 – L’autonomie et une bonne prise de décisions
Les assistants virtuels doivent souvent réfléchir sur-le-champ, d’où l’importance de savoir prendre des décisions. Si un client ou un collaborateur est absent, ne valide pas, ou ne répond pas à des préoccupations, l’assistante virtuelle devra juger la situation et agir en conséquence pour trouver une solution adéquate. Elle peut également être amenée à réfléchir rapidement en cas de problème, ce qui va de pair avec une bonne aptitude à traiter l’information rapidement.
7 – Le goût d’apprendre
Le métier d’assistante virtuelle est un processus d’apprentissage continu. Il est donc essentiel de cultiver le désir de développer ses compétences et d’absorber de nouvelles connaissances. Chaque jour offre la possibilité d’un nouvel apprentissage. Une assistante virtuelle doit donc être ouverte à l’idée de parfois remettre en question ses méthodes pour trouver de nouvelles façons de gérer ou de rationaliser sa charge de travail, avec un nouveau client ou pour un nouveau projet par exemple. Cette attitude contribue à mieux réaliser les objectifs et à satisfaire ses clients.
8 – La gestion des médias sociaux
Les réseaux sociaux jouent un rôle central dans la stratégie marketing de toute entreprise. La demande pour des assistantes virtuelles qui savent gérer les réseaux sociaux est de plus en plus forte. À l’image d’un Community Manager, une bonne assistante virtuelle doit posséder d’excellentes compétences en matière de gestion des médias sociaux. Cela peut impliquer de savoir comment utiliser les principales plateformes de réseaux sociaux, de créer du contenu attractif et d’animer les communautés. Elle peut aussi être amenée à planifier des publications selon un planning éditorial validé par le client et suivre les performances de ces contenus.
9 – De l’auto-motivation
Être en mesure de s’auto-motiver et s’auto-discipliner sont des choses essentielles pour le quotidien des assistantes virtuelles. Le travail à distance exige de la motivation, surtout s’il y a des délais à respecter. La capacité à respecter un horaire précis est essentielle pour maintenir un niveau de qualité constant dans le travail d’une assistante virtuelle.
10 – Le service client
Une assistante virtuelle doit posséder d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle, surtout si elle est en contact avec les clients de son employeur. Cela signifie qu’elle devra rester calme dans toutes les situations, être capable de travailler sous pression, de communiquer efficacement par téléphone ou par e-mail et de faire tout son possible pour créer une expérience accueillante. Un bon service à la clientèle contribue à améliorer la réputation des entreprises. Il est donc essentiel pour une assistante virtuelle de comprendre à quel point le service est important tant pour l’entreprise que pour ses clients.
11 – La saisie de données
La saisie de données est une tâche courante auprès des assistantes virtuelles. Il est donc essentiel d’avoir des compétences de base en traitement de texte. Une assistante virtuelle peut être amenée à mettre en forme des présentations, à organiser des données, à entreprendre des recherches, à effectuer des tâches de transcription ou à rendre les données présentables. Des compétences en dactylographie rapide constituent également un atout, en particulier pour les tâches courantes de l’assistante virtuelle comme la saisie de données, la dictée, la prise de note, la prise de rendez-vous, la facturation ou la rédaction.
12 – Maîtrise des outils basés sur le cloud
Une bonne connaissance des applications basées sur le cloud, telles que Google Docs, Google Sheet ou Canva est fondamentale pour travailler sur des documents professionnels en temps réel. Être capable d’utiliser et de transférer des informations ou des données via ces applications vous aide à travailler rapidement et efficacement avec vos client, alors assurez-vous de parfaitement maîtriser ces applications.
13 – La créativité
Vous devez pouvoir trouver des idées ou créer du contenu attrayant. Une assistante virtuelle dotée de compétences créatives peut aider ses clients à mettre en place de nouvelles initiatives de communication, à participer à des campagnes marketing, à générer des prospects et bien plus encore.
14 – La fiabilité
Les assistantes virtuelles avec de l’expérience professionnelle exécutent leurs tâches efficacement et évoluent constamment selon les besoins de leurs clients. Elles peuvent exécuter des tâches essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise et permettent de rassurer leurs clients quand ils ont besoin d’elles.
Valérie passe son temps libre à partager ses connaissances sur les réseaux sociaux et sur ce blog.
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