En tant qu’assistante virtuelle, vous êtes amené à effectuer de nombreuses tâches différentes. Certaines tâches peuvent prendre du temps, voire être impossibles, sans les bons outils. Cet article présente les outils logiciels essentiels que les assistantes virtuelles doivent connaître. Ces outils vous aideront à devenir une assistante virtuelle plus organisée et plus productive tout en réduisant le temps que vous consacrez aux projets et en diminuant votre niveau de stress ! De nombreux outils de travail plébiscités par les assistantes virtuelles sont gratuits, d’autres sont payants. Pour vous aider à faire les bons choix, voici selon nous les meilleurs outils de travail quotidien pour assistante virtuelle.

Outil de gestion du temps : Time Doctor

Time Doctor est un excellent outil de travail pour gérer votre temps et votre paie. Cet outil surveille l’utilisation des applications pendant que vous travaillez, ce qui vous permettra d’informer vos clients sur le temps que vous avez passé sur chaque tâche, y compris quels logiciels et sites web vous avez utilisés.

 

Il assure le suivi et établit des rapports avec :

• les heures actives travaillées par jour, semaine ou mois
• les niveaux de productivité quotidiens
• votre présence
• le respect des horaires
• le suivi des activités en temps réel
• l’utilisation des sites web et des applications
• le nombre de projets et de tâches achevés
• le calendrier des projets et les heures passées sur les projets
• des captures d’écran et des enregistrements pour preuve de travail
• vos minutes et secondes d’inactivité

Outil de visioconférence : Zoom

Zoom est un outil de vidéoconférence indispensable pour toute assistante virtuelle. En effet, la communication par emails ou par messages ne suffit pas. Parfois, vous devez rencontrer les clients et leurs équipes depuis n’importe où. Zoom est une excellente option pour les communications face à face à longue distance.

 

La version gratuite vous permet d’organiser des réunions avec jusqu’à 100 personnes à la fois pendant 40 minutes. Il existe également une application mobile, idéale pour les réunions en déplacement.

Zoom peut s’avérer extrêmement utile pour communiquer sur des tâches importantes et complexes qui nécessitent parfois un partage d’écran et une conversation plus approfondie. En plus de créer un espace pour les réunions, et même des événements virtuels, l’outil regorge d’autres fonctionnalités intéressantes comme la possibilité d’utiliser un tableau blanc et les enregistreurs intégrés, c’est presque comme si vous étiez dans la pièce avec tout le monde !

Outil de partage de fichier : Google Drive

Google Drive est un système basé sur la technologie du cloud computing avec lequel vous pouvez utiliser Google Docs, Sheets et Slides pour partager des fichiers de traitement de texte, des feuilles de calcul et des présentations. Avec un compte Google individuel, vous bénéficiez de 15 Go de stockage. Si vous avez besoin de plus de stockage et de fonctionnalités, vous pouvez payer pour bénéficier de G Suite. Le plan de base coûte 1,99 € par mois et vous offre 100 Go de capacité de stockage, ainsi que quelques avantages supplémentaires.

 

En utilisant Google Drive, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil et les partager avec tous ceux qui possèdent un compte Google. Idéal pour le travail collaboratif, cet outil vous permettra de gagner du temps.

Outils de planification : Google Agenda

Google Agenda est un bon outil de planification, essentiel pour toute assistante virtuelle. Vous en aurez besoin pour gérer votre propre temps, ce qui est particulièrement important si vous travaillez avec plusieurs clients et si vos responsabilités incluent la gestion des agendas d’un ou de plusieurs clients.

 

Google Agenda est un outil de gestion du temps et de planification développé par Google. Les assistantes virtuelles utilisent cet outil pour programmer des réunions, pour planifier un temps de travail ciblé, pour envoyer par e-mail les détails des événements ou des réunions aux clients, pour ajouter le lieu de la réunion, pour le suivi d’un planning ou l’avancement d’un projet, et bien plus encore. Cet outil aide les assistantes virtuelles à régler les problèmes liés à l’organisation de plusieurs réunions avec ou pour leurs clients, à la répartition du travail avec ou pour leurs clients et à la gestion des rendez-vous avec ou pour leurs clients.

 

 

Outil de communication : Slack

Slack est un outil de communication professionnelle. L’utilisation du courrier électronique pour la communication rapide est en déclin, car il n’est pas rapide. Les messages restent dans les boîtes de réception des utilisateurs, et les attentes en matière de temps de réponse sont plus longues.

 

Slack dispose d’une messagerie instantanée, donc d’un système de communication rapide et en temps réel. Il s’agit d’une plateforme de communication par canal. Vous pouvez organiser des canaux par sujet ou par projet, et envoyer des messages privés à vos contacts.

Cela permet également une forme de communication plus détendue, idéal pour un brainstorming à distance par exemple. Slack est disponible à la fois sur ordinateur et sur mobile. C’est un outil particulièrement adapté aux communications rapides qui ne valent pas un e-mail complet.

Outil de conception graphique : Canva

Canva est l’un des outils de travail collaboratif préférés des assistantes virtuelles qui viennent d’apprendre la conception graphique. Il est beaucoup plus facile à utiliser que certains outils plus avancés, comme Photoshop. Son interface conviviale permet de créer facilement des graphiques, des affiches et des présentations professionnelles.

 

Les utilisateurs ont la possibilité de créer des images, des vidéos et des gifs avec facilité. Canva est un excellent point de départ, même si vous n’avez aucune expérience en matière de conception visuelle ! En vous inscrivant gratuitement, vous bénéficiez d’un accès illimité à des modèles, logos, dépliants et brochures, entre autres, qui vous permettront d’obtenir un résultat créatif et dynamique.

Outil d’organisation : Trello

Trello est un outil de gestion de projet très intéressant qui aide à séparer les projets en différentes catégories. Il décompose les tâches en tableaux, cartes et étapes. Vous pouvez organiser un groupe de travail en attribuant à ses membres des tableaux associés à des tâches données.

 

La possibilité d’interagir avec d’autres personnes dans Trello permet de simplifier le travail d’équipe à distance et de limiter les mails. C’est un excellent outil qui permet un espace collaboratif pour la gestion de projets à un seul endroit, en mode projet, tableau de bord ou workflow.

Conclusion

Avec la transformation digitale, nos modes de travail se sont tournés vers une vision instantanée de la relation-client et l’avènement du travail à distance. Terminé les longs courriers électroniques et les tâches chronophages de la secrétaire-assistante de direction traditionnelle, aujourd’hui le métier d’assistante virtuelle s’appuie sur des outils de productivité : des outils qui favorisent la gestion des tâches de manière collaborative.

Collaborer dans un espace de travail commun à distance, travailler en équipe en se partageant des documents ou des agendas, se faire déléguer des tâches via une notification… les solutions collaboratives et les outils de gestion ont révolutionné le management et les méthodes de travail. Et les assistantes virtuelles sont aux premières loges de cette transformation profonde.

Pour faciliter le travail des assistantes virtuelles, à qui l’on demande d’être polyvalente, de faire preuve de flexibilité et d’agilité, choisir le bon outil de travail (outil de discussion ou outil de travail collaboratif), est déterminant pour plus de confort et de productivité.